SOHO事務所兼住居

SOHO(個人事業主)は納品書などを作るのも仕事です!

投稿日:2016年6月7日 更新日:

非常にありがたいことに今月末納期の仕事をいただきました。仕事をするにあたって作成する書類っていくつかありますよね。一般企業に勤めていると誰かがやってくれる事も自分でやらないといけません。その代表的なものとして、確定申告などの金銭的な事と事務的な書類作りがあります。

今回は僕が作成してみた書類の紹介と、そこから仕事の流れを勉強したいと思います。備忘録の意味合い強し。

必要そうな書類の意味と意識する点

大まかな流れ、書類が必要な理由と意味、作成する上で気をつける点を調べてみました。

大きな流れ

業種によっては飛ばしてOKなものがありそうですが、とりあえず作ってみたものを挙げていきます。作った書類は発注側と受注側両方です。

見積の依頼が来る、見積書送る、注文書もらう、注文請書送る、作る(サービスを行う)、納品する、納品書と請求書を送る、受領書にサインもらう&紙を貰う、お金を貰う、領収書を渡す。

参考サイト:15秒でわかる!「見積書→発注書→納品書→受領書→請求書→領収書」の役割と流れ

見積書

まず見積の依頼を受ける。この段階でまだ仕事を貰えるか確定していない。お客様はこの見積書をもとにして、どこに発注するのか、そもそも発注するのかを決める。そのため正確さは必須だが反応の速度も非常に重要!出すのが遅いと取れる仕事も取れないぞ!

金額・納期・見積の期限をしっかり書く。納期は早ければ早いほどいいけど無理しすぎない事。間に合わなければお客様に被害が出る。この見積がいつまで有効か明記する事も重要!注意事項等あればそれも書くこと。

注文書

宛名を僕にして作りました。見積書をうけてOKなら名前だけ書いて送れるようなものを作りました。何かしらの追加や削除がある場合には書いてもらう欄を作る。

注文請書

注文書を受け取り、作業を始めていますっていう事が書いてあればいいかな?ネット通販などの業種によってはメールで済ませることも多いでしょう。

納品書

納品した日付、内容と金額を書く。お客様はこれを見ながら、納品された物が全部揃っているか確認するので、数量の見直しをしっかりと行うこと。

受領書

お客様が確かに受け取りましたという証明書。これも数量と金額をしっかり確認。サインか判を押してもらったら、しっかりと保存しておくこと!

請求書

いつまでに、いくら、どこに入金していただくかを書く。15日以内といった書き方をするか、お客様側の締日を確認したうえで月末などにすること。

領収書

料金を正しく受領しました(受け取りました)という証明。お客様が欲しいと言われたら発行するのは義務です。いつ、いくら領収したのかを書く。5万円以上の場合は収入印紙を貼り付けなければいけませんので、貼る場所を用意して点線の枠などを作っておきましょう。

基本的には再発行には応じないこと!経費の水増しを手伝ってしまったり、二重請求をしてしまう恐れがあるためです。

まとめ

どの書類でも大事なのは、金額数や量・日付などの間違いがない事!当たり前っちゃ当たり前の事ですが、ここを間違える業者を信頼してくれる人はいません。見積書のように早さが重要な場合もありますが、自分ではない誰か違う人にチェックしてもらうと安全でしょう。

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